شرح شغل مدیر اداری

امتیاز 5.00 ( 1 رای )

شرح شغل مدیر اداری

مدیر اداری در بسیاری از سازمان‌ها، با توجه به ساختار سازمانی، شرح‌ وظایف متفاوتی دارد. شرح وظایف و مسئولیت‌های مدیر اداری منتشر شده در سایت متاخلاق شامل دو بخش اصلی امور اداری و پشتیبانی و امور کارکنان است و جهت استفاده از این شناسنامه شغل، سازمان‌ها را به ۲ دسته اصلی تقسیم‌ می‌کنیم:
دسته اول: سازمان‌‌هایی که واحد منابع انسانی ندارند؛ واحد اداری و منابع انسانی در هم ادغام شده‌اند (تحت عنوان واحد اداری-منابع انسانی) و‌ همچنین در سازمان‌هایی که واحد منابع انسانی وجود داشته اما امور اداری مربوط به کارکنان در واحد دیگری انجام می‌شود. در این نوع سازمان‌ها:
الف) چنانچه فردی تحت عنوان مدیر داخلی (یا پشتیبانی) متصدی انجام امور پشتیبانی سازمان باشد، مدیر اداری تنها وظیفه انجام امور مربوط به کارکنان همچون تهیه و تنظیم قراردادهای کارکنان،‌ صدور احکام پرسنلی، کنترل و تأیید محاسبات و گزارش‌های وضعیت کارکرد پرسنل، بررسی تخلفات اداری و … را بر عهده دارد.
ب) چنانچه پست شغلی مدیر داخلی (یا پشتیبانی) وجود نداشته باشد، مدیر اداری عهده‌دار کلیه فعالیت‌های مربوط به کارکنان همچون تهیه و تنظیم قراردادهای کارکنان،‌ صدور احکام پرسنلی، کنترل و تأیید محاسبات و گزارش‌های وضعیت کارکرد پرسنل، بررسی تخلفات اداری و … و همچنین امور پشتیبانی سازمان مانند استقرار دبیرخانه، برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت برگزاری جلسات، نظارت بر فرآیند ارائه خدمات مسافرتی، نظارت بر انجام امور مربوط به نظافت و پذیرایی و … خواهد بود.
دسته دوم: سازمان‌هایی که دارای واحد منابع انسانی بوده و کلیه امور کارگزینی و تخصصی منابع انسانی در آن‌ واحد انجام می‌شود. در این صورت مدیر اداری که با عنوان سرپرست کارگزینی نیز شناخته می‌شود، وظیفه انجام‌ امور مربوط به کارکنان مانند تهیه و تنظیم قراردادهای کارکنان،‌ صدور احکام پرسنلی، کنترل و تأیید محاسبات و گزارش‌های وضعیت کارکرد پرسنل، بررسی تخلفات اداری و … را عهده‌دار است. در این صورت مدیر داخلی (یا پشتیبانی) عهده‌دار امور پشتیبانی از سازمان خواهد بود.
راهنمای خرید: شرح شغل مدیر اداری ارائه شده توسط تیم متاخلاق، شرح شغلی جامع و ترکیبی از وظایف و مسئولیت‌های سرپرست کارگزینی و مدیر داخلی می‌باشد. بنابراین با تهیه این شرح شغل می‌توانید بنابر نیاز خود، از یک یا هر دو قسمت وظایف و مسئولیت‌های مدیر اداری (در قالب یک پست شغلی یا دو پست شغلی) استفاده نمایید. در این صورت نیازی به تهیه شرح شغل مدیر داخلی به صورت جداگانه نخواهد بود.


شرح شغل نوشته شده کاملا منطبق بر اصول یک شرح شغل استاندارد و پایگاه O*NET می باشد، این شرح شغل در چندین سازمان اجرا شده، از نظرات خبرگان در این حوزه استفاده شده و از طریق مصاحبه با افرادی که در این حوزه فعالیت داشته اند کاملاً به صورت کاربردی بیان شده است.
این شرح شغل شامل موارد زیر می باشد.

☑ مشخصات شغل

☑ هدف ایجاد شغل

☑ ابعاد شغل

☑ شرایط اولیه احراز شغل

☑شرایط و محیط کاری

☑ ویژگی‌های رفتاری، روحی و شخصیتی

☑ وظایف

☑ ابزارها و تکنولوژیهای مورد استفاده

☑ مهارتها

توانایی ها

☑ دانش

☑ قرارداد و حقوق و مزایا 

☑ تعهد شاغل

به همراه ۷ نکته بسیار کلیدی برای استفاده از شرح شغل که اغلب، سازمان ها آن را نادیده می گیرند.

این شرح شغل شامل یک فایل پی دی اف و یک فایل ورد می باشد، همچنین نمونه قرارداد و فایل ۷ نکته بسیار کلیدی برای استفاده از شرح شغل ها نیز در این بسته قرار دارد. بنابر تصمیم تیم متـــــاخلاق فایل ورد شرح شغل ها نیز در اختیار سازمان ها قرار می گیرد تا بتوانند در صورت نیاز موارد دلخواه خود را به آن اضافه و یا کم کنند.

به احتمال زیاد شما هم عناوین «شرح شغل» یا «شناسنامه شغل» را در زندگی کاری‌تان شنیده‌اید. شما می‌دانید که شرح شغل یک سند مکتوب است که در آن اطلاعاتی از قبیل وظایف و مسئولیت‌های شغل، مشخصات شغل، شرایط احراز شغل و … آورده می‌شود. مطمئناً شما می‌دانید که شرح شغل چیست، اما آیا می‌دانید که چرا به شرح شغل نیاز دارید؟ آیا از نظر شما شرح شغل یک پروژه خسته کننده از واحد منابع انسانی است که در اغلب مواقع حتی به آن عمل هم نمی‌شود؟ اگر تا به حال اینگونه فکر می‌کرده‌اید، لازم است بدانید که شرح شغل یک سند مکتوب بسیار مهم برای سازمان و حتی خود شماست! اما چطور!؟

قبل از اینکه شما فرآیند جذاب مصاحبه و استخدام را شروع کنید، به یک شرح شغل مکتوب نیاز دارید. یک شرح شغل جامع و کاربردی برای تمام شغل‌های منحصر به فرد سازمان خودتان. شرح شغل یکی از مهم‌ترین کارهایی است که باید در هر سازمانی انجام شود؛ چرا که از کسب و کار و کارکنان شما محافظت می‌کند.

 اگر بخواهیم به تعدادی از مهم‌ترین موارد کاربرد شرح شغل اشاره کنیم، باید بگوییم که: 

شرح شغل
یک ابزار ارتباطی روشن و مختصر است که به منظور انتقال صحیح الزامات شغلی به متقاضیان ارائه می‌شود. وقتی فردی وارد سازمان شما می‌شود، چگونه انتظارات سازمان از متصدی شغل موردنظر را به او ابلاغ می‌کنید؟ متأسفانه در بسیاری از سازمان‌ها، فرد پس از استخدام به عنوان کسی فعالیت می‌کند که موظف است هر کاری را که مدیر بالا دست به او دستور می‌دهد، مرتبط یا غیرمرتبط با کاری که برای آن استخدام شده است، انجام دهد. اینجاست که بذر نارضایتی شغلی کاشته می‌شود و همین موضوع باعث کاهش کارایی و افزایش ترک سازمان خواهد شد. شما می‌خواهید کارکنانی شایسته را جذب و استخدام کنید و صد البته آن‌ها باید الزامات اصلی و مورد نیاز موقعیت مورد نظرشان را از همان ابتدا متوجه شوند.

شرح شغل
فرهنگ سازمان شما را به خوبی منعکس کرده و می‌تواند برند تجاری‌تان را نمایش دهد. آیا به نظر شما این عالی نخواهد بود که متقاضیان یک شغل، وظایف خود را به خوبی درک کنند و برای ورود به سازمان شما مشتاق شوند؟

شرح شغلی که
به خوبی نوشته شده باشد می‌تواند به شما در ذخیره پول و زمان کمک کرده و همچنین شما را از فرایندهای گیج کننده استخدام رها سازد.

شرح شغل
بهترین ابزار برای برقراری ارتباط با کارمندان و انتقال انتظارات سازمان به آن‌ها می‌باشد. در واقع شرح شغل یک نوع توافق‌نامه بین سازمان و متصدی شغل است که باعث دستیابی به عملکرد شغلی موفق خواهد شد. همچنین شما می‌توانید از شرح شغل به عنوان نقشه راه (road map) برای برنامه‌ریزی شغلی و آموزش کارکنان خود استفاده کنید.

شرح شغل
 را می‌توان یک عنصر کلیدی برای انطباق با قانون نیز بیان کرد. پارامترهایی از جمله ساعت کاری، نوع همکاری، پرداخت، اضافه کاری و … به طور کامل و بدون هیچ ابهامی در شرح شغل بیان می‌شود (در سازمان‌هایی که موارد فوق را در قرارداد خود ذکر می‌کنند، می‌توان شرح شغل را ضمیمه قرارداد کرد).

برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد شرح شغل مدیر اداری بر روی لینک زیر کلیک کنید.




 

مطالعه بیشتر