شرح شغل مسئول دفتر مدیرعامل

امتیاز 5.00 ( 1 رای )

شرح شغل مسئول دفتر مدیرعامل


تصویری که در ذهن بسیاری از ما با شنیدن واژه “مدیر” ایجاد می‌شود، تصویر فردی پرمشغله است که مدام از این جلسه به آن جلسه می‌رود و وقت سر خاراندن هم ندارد! در واقعیت نیز کم و بیش همینطور است‌. مدیران وقت محدود و وظایف متعددی دارند و همین موضوع اهمیت برنامه‌ریزی و مدیریت کارها را دو چندان می‌کند‌. هر زمان از “مدیر عامل” نام برده می‌شود، ناخودآگاه شخص دومی نیز در ذهن تداعی می‌گردد؛ فردی که مانند دست راست مدیرعامل عمل کرده و تمامی کارهای او را مدیریت و برنامه‌ریزی می‌کند. این شخص کسی جز “مسئول دفتر مدیرعامل” نیست! کسی که روزانه حتی بیش از افراد خانواده مدیر، او را می‌بیند و شاید حتی بهتر از آن‌ها او را بشناسد، از مشکلات کاری و اداری او باخبر است، همیشه با دانش و تجربه خود در کنار او و محرم اسرار اوست. مسئول دفتر، با اطلاعاتی که در زمینه مدیریت سازمان، کارکنان، مقررات و ضوابط سازمانی، دستورالعمل‌ها، آیین نامه‌ها و … دارد، به مدیر خود کمک می‌کند.
در بسیاری از مواقع، مراجعان و کارکنان تصویر مدیرعامل را در آیینه مسئول دفتر می‌بینند و همین امر اهمیت بسیار زیاد استخدام مسئول دفتری مناسب را نشان می‌دهد. “شناسنامه شغل مسئول دفتر مدیر عامل” این امکان را در اختیار شما قرار می‌دهد که بتوانید مناسب‌ترین فرد را از نظر شرایط اولیه (مانند تحصیلات، میزان تخصص و تجربه و …) و‌ ویژگی‌های روحی، شخصیتی و رفتاری استخدام نموده و با مشخص نمودن شرح وظایف، دانش، مهارت‌ها و توانایی‌ها او را در انجام هرچه بهتر وظایفش و در نتیجه رشد و پیشرفت سازمان یاری دهید.


شرح شغل نوشته شده کاملا منطبق بر اصول یک شرح شغل استاندارد و پایگاه O*NET می باشد، این شرح شغل در چندین سازمان اجرا شده، از نظرات خبرگان در این حوزه استفاده شده و از طریق مصاحبه با افرادی که در این حوزه فعالیت داشته اند کاملاً به صورت کاربردی بیان شده است.
این شرح شغل شامل موارد زیر می باشد.

☑ مشخصات شغل

☑ هدف ایجاد شغل

☑ ابعاد شغل

☑ شرایط اولیه احراز شغل

☑ ویژگی‌های رفتاری، روحی و شخصیتی

☑ وظایف

☑ ابزارها و تکنولوژیهای مورد استفاده

☑ مهارتها

توانایی ها

☑ دانش

☑ قرارداد و حقوق و مزایا

☑ لیست نبایدها

به همراه ۷ نکته بسیار کلیدی برای استفاده از شرح شغل که اغلب، سازمان ها آن را نادیده می گیرند.

این شرح شغل شامل یک فایل پی دی اف و یک فایل ورد می باشد، همچنین نمونه قرارداد و فایل ۷ نکته بسیار کلیدی برای استفاده از شرح شغل ها نیز در این بسته قرار دارد. بنابر تصمیم تیم متـــــاخلاق فایل ورد شرح شغل ها نیز در اختیار سازمان ها قرار می گیرد تا بتوانند در صورت نیاز موارد دلخواه خود را به آن اضافه و یا کم کنند.

به احتمال زیاد شما هم عناوین «شرح شغل» یا «شناسنامه شغل» را در زندگی کاری‌تان شنیده‌اید. شما می‌دانید که شرح شغل یک سند مکتوب است که در آن اطلاعاتی از قبیل وظایف و مسئولیت‌های شغل، مشخصات شغل، شرایط احراز شغل و … آورده می‌شود. مطمئناً شما می‌دانید که شرح شغل چیست، اما آیا می‌دانید که چرا به شرح شغل نیاز دارید؟ آیا از نظر شما شرح شغل یک پروژه خسته کننده از واحد منابع انسانی است که در اغلب مواقع حتی به آن عمل هم نمی‌شود؟ اگر تا به حال اینگونه فکر می‌کرده‌اید، لازم است بدانید که شرح شغل یک سند مکتوب بسیار مهم برای سازمان و حتی خود شماست! اما چطور!؟

قبل از اینکه شما فرآیند جذاب مصاحبه و استخدام را شروع کنید، به یک شرح شغل مکتوب نیاز دارید. یک شرح شغل جامع و کاربردی برای تمام شغل‌های منحصر به فرد سازمان خودتان. شرح شغل یکی از مهم‌ترین کارهایی است که باید در هر سازمانی انجام شود؛ چرا که از کسب و کار و کارکنان شما محافظت می‌کند.

 اگر بخواهیم به تعدادی از مهم‌ترین موارد کاربرد شرح شغل اشاره کنیم، باید بگوییم که: 

شرح شغل
یک ابزار ارتباطی روشن و مختصر است که به منظور انتقال صحیح الزامات شغلی به متقاضیان ارائه می‌شود. وقتی فردی وارد سازمان شما می‌شود، چگونه انتظارات سازمان از متصدی شغل موردنظر را به او ابلاغ می‌کنید؟ متأسفانه در بسیاری از سازمان‌ها، فرد پس از استخدام به عنوان کسی فعالیت می‌کند که موظف است هر کاری را که مدیر بالا دست به او دستور می‌دهد، مرتبط یا غیرمرتبط با کاری که برای آن استخدام شده است، انجام دهد. اینجاست که بذر نارضایتی شغلی کاشته می‌شود و همین موضوع باعث کاهش کارایی و افزایش ترک سازمان خواهد شد. شما می‌خواهید کارکنانی شایسته را جذب و استخدام کنید و صد البته آن‌ها باید الزامات اصلی و مورد نیاز موقعیت مورد نظرشان را از همان ابتدا متوجه شوند.

شرح شغل
فرهنگ سازمان شما را به خوبی منعکس کرده و می‌تواند برند تجاری‌تان را نمایش دهد. آیا به نظر شما این عالی نخواهد بود که متقاضیان یک شغل، وظایف خود را به خوبی درک کنند و برای ورود به سازمان شما مشتاق شوند؟

شرح شغلی که
به خوبی نوشته شده باشد می‌تواند به شما در ذخیره پول و زمان کمک کرده و همچنین شما را از فرایندهای گیج کننده استخدام رها سازد.

شرح شغل
بهترین ابزار برای برقراری ارتباط با کارمندان و انتقال انتظارات سازمان به آن‌ها می‌باشد. در واقع شرح شغل یک نوع توافق‌نامه بین سازمان و متصدی شغل است که باعث دستیابی به عملکرد شغلی موفق خواهد شد. همچنین شما می‌توانید از شرح شغل به عنوان نقشه راه (road map) برای برنامه‌ریزی شغلی و آموزش کارکنان خود استفاده کنید.

شرح شغل
 را می‌توان یک عنصر کلیدی برای انطباق با قانون نیز بیان کرد. پارامترهایی از جمله ساعت کاری، نوع همکاری، پرداخت، اضافه کاری و … به طور کامل و بدون هیچ ابهامی در شرح شغل بیان می‌شود (در سازمان‌هایی که موارد فوق را در قرارداد خود ذکر می‌کنند، می‌توان شرح شغل را ضمیمه قرارداد کرد).

برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد شرح شغل مسئول دفتر مدیرعامل بر روی لینک زیر کلیک کنید.

 




مطالعه بیشتر